Consejos para tus Adquisiciones

Comencemos primero lograr una definición a esta actividad. Adquisiciones significa obtener todos los materiales, servicios y suministros necesarios para completar el proyecto., y dentro del proceso de Adquisiciones en la Gestión de proyectos, hay cinco pasos en el proceso típico de Adquisiciones:

1. Iniciación: planificación de lo que necesitas para cumplir los objetivos del proyecto

2. Seleccionar: decidir qué proveedores y vendedores vas a utilizar

3. Redacción de contratos: desarrollar, revisar y firmar los contratos

4. Controlar : efectuar los pagos y mantener y garantizar la calidad

5. Finalización: medir el éxito

En esta ocasión, te suguiero algunos consejos que pueden ayudarte a ahorrar tiempo y dinero al tiempo que garantizan el éxito de tu proyecto durante cada paso del proceso de Adquisiciones,

Consejos para la iniciación

Mientras planificas tu proyecto, averigua qué materiales, Recursos y suministros necesitarás para realizar el trabajo. Durante este paso, decidirás qué artículos se adquirirán internamente y cuáles se subcontratarán externamente. Una vez que hayas decidido qué artículos necesitas subcontratar, compara las especificaciones, componentes, medidas de calidad, Estándares y características de cada uno de esos artículos con los Requisitos de tu proyecto. Puede que descubras que algunos de los artículos tienen características que no necesitas. Si puedes identificar esas características innecesarias, sabrás exactamente lo que quieres y lo que no quieres en un artículo, lo que posiblemente reducirá su coste total.

Consejos para seleccionar

Ahora que has esbozado lo que necesitas para tu proyecto, tienes que determinar los proveedores para abastecerte de estos artículos. Investiga y evalúa a varios vendedores y proveedores, e intenta averiguar si tus vendedores preferidos tienen reputación de entregar un trabajo de calidad a tiempo. Una vez que hayas identificado a tus vendedores y proveedores preferidos, entrevístalos para conocer mejor sus productos y servicios. Si es posible, has visitas sobre el terreno para ver exactamente cómo lleva su negocio cada vendedor en persona.

Consejos para la redacción de contratos

La redacción de contratos requiere una excelente atención al detalle, así que presta mucha atención a las inclusiones y exclusiones de la oferta del vendedor. Puede que haya algunos elementos incluidos en el precio del proveedor que tu puedas proporcionar internamente con un coste adicional bajo o nulo. Por ejemplo, la oferta del proveedor puede incluir gastos de almacenamiento de materiales, uso de determinados equipos o mano de obra. Se trata de cosas que quizás puedas proporcionar con los recursos de tu organización, por lo que puedes optar por ahorrar costes con el proveedor en esos elementos utilizando materiales y recursos internos.

A veces, el proveedor puede redactar el contrato. En este caso, comprobar cuidadosamente su claridad y exactitud le garantiza que sabe exactamente lo que va a obtener del proveedor. Tanto si el contrato lo redactas de tu lado como si lo redactará el proveedor, casi siempre querrás consultar con un equipo jurídico y de cumplimiento para asegurarte de que todo lo que figura en el contrato es ético y legal.

Consejos para controlar

El proceso de Adquisiciones no termina cuando se firman los contratos. El siguiente paso es asegurarse de que el trabajo se está realizando de acuerdo con los términos del contrato. Tendrá que revisar periódicamente el rendimiento y la calidad de cada proveedor. Cuando se comunique con los proveedores, manténgase profesional pero firme para asegurarse de que se están cumpliendo todos los Requisitos del proyecto y de que todos los hitos importantes se están cumpliendo a tiempo y a buen precio.

Construir y mantener una buena relación con sus proveedores beneficia al Equipo y al proyecto en general. Esta relación facilitará la realización de ajustes y revisiones del contrato si surge la necesidad. La adopción de ciertas medidas, como la celebración de reuniones periódicas de control, garantizará que el trabajo se está realizando según lo previsto.

Consejos para la finalización

En la fase de finalización del proceso de Adquisiciones, medirás el éxito de tus contrataciones. Pregúntate:

• ¿Los Materiales adquiridos eran de buena Calidad?

• ¿Hubo problemas con los contratos de mano de obra?

• ¿Cómo fueron sus relaciones con los Proveedores?

Durante este paso, también es importante documentar las Lecciones aprendidas. Es probable que en el futuro participes en otro proyecto similar a éste. Toma notas sobre cómo fue el proceso de Adquisiciones para poder utilizar esta información en un proyecto futuro, es decir, crea tu propia base de conocimiento.

Conclusiones clave

Adquisiciones es un proceso continuo que puede repetirse durante el ciclo de vida de un proyecto. Puedes iniciar el proceso de Adquisiciones varias veces si necesitas entregables adicionales. Para ello, es probable que evalúes a tus proveedores actuales, o que selecciones otros nuevos si es necesario. Si cambias de proveedores o de condiciones contractuales, tendrás que redactar nuevos contratos. Es importante revisar periódicamente la calidad de cada proveedor durante la fase de control y, una vez que todo esté terminado, documentar las Lecciones aprendidas durante la fase de finalización.

Gracias por leerme y buena suerte!!