Estrategias para controlar la alteración del Alcance

En esta lectura rápida, te comparto la importancia de definir y documentar el Alcance de un proyecto y cómo identificar los factores de avance del alcance que pueden afectar el logro de la meta de un proyecto.

Mis sugerencias para la gestión del Alcance:

El Alcance de un proyecto puede salirse de control rápidamente, tan rápido que es posible que ni siquiera lo notes, esta corrupción o alteración del alcance es cuando el trabajo del proyecto comienza a crecer más allá de lo que se acordó originalmente durante la fase de inicio.

La corrupción o alteración del alcance, tambien conocido como ¨Scope Creep¨, puede generar estrés en tu persona, tu equipo y tu organización, y puede poner en riesgo tu proyecto y sus efectos pueden obstaculizar todos los aspectos del proyecto, desde el cronograma hasta el presupuesto, los recursos y, en última instancia, el éxito general.

Para ayudarte a controlar estas situaciones, te comparto algunas sugerencias de las mejores prácticas para la gestión y el control alcance:

• Define los requisitos de tu proyecto. Comunícate con las partes interesadas o los clientes para averiguar exactamente lo que quieren del proyecto y documenta esos requisitos durante la fase de inicio.

• Establece un cronograma claro del proyecto. La gestión del tiempo y las tareas son esenciales para apegarse al alcance de tu proyecto, por tanto, tu cronograma debe describir todos los requisitos del proyecto y las tareas que son necesarias para lograrlos.

• Determina lo que está fuera del alcance. Asegúrate de que las partes interesadas, los clientes y el equipo del proyecto entiendan cuándo los cambios propuestos están fuera del alcance y logra acuerdos claros sobre los impactos potenciales del proyecto y documentalos.

• Proporciona alternativas. Sugiere soluciones alternativas a tu cliente o partes interesadas, también puedes ayudarlos a considerar cómo los cambios propuestos podrían crear riesgos adicionales y realiza un análisis de costo-beneficio, si es necesario.

• Establece un proceso de control de cambios. Durante el curso de tu proyecto, algunos cambios son inevitables, por tanto, determina el proceso de cómo se definirá, revisará y aprobará (o rechazará) cada cambio antes de agregarlo a tu plan de proyecto; asimismo, asegúrate de que tu equipo de proyecto esté al tanto de este proceso.

• Aprende a decir no!!!! A veces tendrás que decir no a los cambios propuestos, saber decir no a una parte interesada o cliente clave puede ser incómodo, pero puede ser necesario para proteger el alcance de tu proyecto y su calidad general; si se te pide que asumas tareas adicionales, explique cómo interferirán con el presupuesto, el cronograma y/o los recursos definidos en los requisitos iniciales de su proyecto.

• Recolecta los costos por trabajos fuera del alcance. Si se requiere trabajo fuera del alcance, asegúrate de documentar todos los costos incurridos; incluyendo los costos del trabajo indirectamente impactados por el cambio del alcance asi como de indicar el concepto de estos cargos.

Conclusión.

Solo puedes evitar el aumento del alcance si todos los involucrados en el proyecto entienden y están de acuerdo con las responsabilidades, los límites y los plazos. Evitar el aumento del alcance también requiere una comunicación clara, gestión de expectativas y un camino bien definido hacia el resultado deseado.

Espero y esta lectura te sea util,

Gracias por visitarme.